Документальное подтверждение расходов

Основанием для официального признания расходов и доходов в бухгалтерии служат оформленные должным образом первичные документы. Одинаково важно соблюдение установленных норм и правил в оформлении отчетов как для обоснования затрат, так и для подтверждения признания выручки за определенный период.

Требования к первичной документации

Требования к первичным документам определены нормами федерального законодательства РФ. Согласно таковым, к учету будут приняты только документы, составленные по специально разработанным или унифицированным формам. Что касается подписи на отчетах и так далее, уполномоченных лиц, которым предоставляется такое право, утверждает руководитель организации по согласованию с бухгалтером. На каждом предприятии порядок документооборота устанавливается приказом об учетной политике.

Стоит отметить, что сегодня в налоговом законодательстве не дается конкретное понятие первичного документа как такового. Подтверждением для налогового учета, соответственно, могут служить типовые бухгалтерские документы, оформленные соответствующим образом. Они должны содержать определенный перечень обязательных данных. Сюда входят реквизиты документа (дата создания, период отчетности, название организации, содержание хозяйственных операций), а также фамилии ответственных лиц, их подписи, указание измерителей в денежном и натуральном выражении. В бухгалтерском учете некоторые незначительные нарушения в оформлении первичной документации, как правило, серьезных последствий не несут. В налоговом же они недопустимы. Даже отсутствие одного необходимого реквизита на документе служит основанием для претензии к налогоплательщику со стороны контролирующих органов. В случае судебных разбирательств дела, как показывает практика, не часто решаются в пользу первого.

Документальное подтверждение расходов – важный этап ведения учета хозяйственной деятельности. Оформление документации рекомендуется доверять исключительно профессионалам высокой квалификации. Наша компания предлагает услуги по ведению учета, оформлению налоговой отчетности и сдаче ее в контролирующие органы в соответствующем виде и в установленные сроки.

Документальное подтверждение расходов, как и любой другой тип бухгалтерской (учетной) деятельности, имеет свои особенности. Например, нередко проблемы с оформлением необходимых актов возникают вследствие утери информации на чеках из-за выцветания на них краски. Во избежание подобных проблем рекомендуется сразу делать копии подтверждающих расходы документов, заверяя их должным образом. Минфин РФ допускает принятие заверенной ксерокопии кассового чека с приложением к ней выцветшего оригинала для регистрации затрат в целях налогообложения.

Если расходы были осуществлены за рубежом, для принятия их в РФ необходим построчный перевод каждого документа на иностранном языке. Осуществить его может как профессиональный переводчик, так и представитель организации налогоплательщика, уполномоченный в данных правах ее руководством. Допускается также не только прямое, но и косвенное подтверждение расходов. Для этого необходимо предоставить документы, доказывающие целесообразность затрат (экономическое обоснование и прочее).

Типы расходов, требующие документального подтверждения:

  • командировочные,
  • транспортные,
  • иные, предусмотренные действующим законодательством.

Документы, подтверждающие расходы, могут быть различными. В их число входят договора на оказание услуг, акты выполненных работ, платежные документы (счета, квитанции), авансовые отчеты, расчеты суточных или целевых затрат, акты приемки, списания.