Все владельцы бизнеса обязаны вести персонифицированный учет в ООО и своевременно подавать необходимые сведения в Пенсионный фонд.
Регулируется эта норма Законом «О персональном учете в системе пенсионного страхования» и является единой на всей территории страны.
Стоит заметить, что весь закон построен на принципах единого федерального характера и направлен на создание условий для пенсионного обеспечения граждан.
Организация, в соответствии с законом, обязана предоставлять данные по всем сотрудникам, с которыми заключены трудовые договоры или договоры гражданско-правового характера.
Эта информация может быть предоставлена как в бумажном, так и в электронном варианте.
Для подготовки информации разрешается пользоваться любыми компьютерными программами. Проверить же правильность подготовки файлов можно специальной программой, разработанной ПФР именно для этих целей, – CheckXML.
Сдача отчетности по персонифицированному учету
Для удобства организаций ПФР в последние несколько лет проводится эксперимент по составлению графика сдачи отчетности для каждой конкретной организации. Однако соблюдать этот график совсем не обязательно, главное – уложиться в обозначенные законом сроки.
Список документов для ООО
Для ООО существует определенный список документов, обязательных для представления в контролирующий орган.
В их число входят:
- СЗВ-4-1;
- СЗВ-4-2 (оба документа отражают индивидуальные сведения о страховом стаже и взносах, начисленных сотрудникам);
- АДВ-6-1 – опись всех видов документов, передаваемых в Пенсионный фонд;
- АДВ-11 – ведомость об уплате взносов на страхование.
Сотрудники Пенсионного фонда могут также потребовать список сотрудников компании, которые прошли процедуру регистрации в ПФР. В некоторых регионах в дополнение к этому просят представить пояснительную записку (такая практика чаще всего применяется в Москве).
Реквизиты указываемые в перс. учете
В документах, подаваемых для персонифицированного учета, есть набор стандартных реквизитов, которые не изменяются:
- расчетный период (заполняется год, по которому будут переданы данные);
- ФИО застрахованного лица;
- периоды временной нетрудоспособности (этим реквизитом указывается сумма дней, в течение которых уплата страховых взносов не производилась);
- отпуск без сохранения заработной платы (сумма периодов, в которых работник не получал заработную плату);
- код основного тарифа (код застрахованного лица: НР – наемный рабочий, СХ – работник сельскохозяйственной сферы, СДП – лица, добровольно застраховавшиеся, ДП – физической лицо);
- код дополнительного тарифа (заполняется только организациями, применяющими тариф авиа);
- территориальные условия (заполняются для категорий работников, работающих на Крайнем Севере или приравненных к нему территориях).
Персонифицированный учет в ООО — особенности
Особенностью персонифицированного учета в ООО является то, что документы перед подачей в ПФР группируются по пачкам. В пачке может содержаться не более двухсот документов. А для пачек, в которых хранятся списки застрахованных лиц, их общее число не должно превышать двухсот. Кроме того, в пачку можно включать документы только одного типа.
Все пачки сопровождаются описью АДВ-6-1, в которую при составлении включают следующие данные:
- входящие документы;
- число застрахованных сотрудников;
- отметки о типе сведений и их корректировке;
- суммы начисленных взносов по всей пачке.
Стоит заметить, что ПФР требует указывать все суммы с точностью до копеек.
После этого заполняется ведомость АДВ-11, в которой указывается число застрахованных лиц, суммы взносов, признак тарифа, задолженности по уплатам взносов за прошлые расчетные периоды, суммы переплат.
