Компания, располагающая одним автомобилем или целым автопарком, использует счет 10 «Материалы», субсчет 3 «Топливо» как основной для учета прихода и расхода горюче-смазочных материалов. При наличии в организации нескольких автомобилей рекомендуется вести отдельный учет по приходу и расходу в натуральном виде, а также по талонам, пластиковым картам, по классам и маркам имеющихся в автопарке транспортных средств, сортам топлива и масел и местам их хранения.
Покупка по безналичному расчету
Для безналичных расчетов продавец ГСМ (АЗС) и хозяйствующий субъект заключают договор купли-продажи. В этом случае проводки делаются по накладной и счету-фактуре, представленными продавцом.
Учет талонов на заправку отражается на счете 50 «Касса», субсчет 50-3 «Денежные документы».
Проводки должны быть такими:
- предоплата за талоны: Д 60 (расчеты с поставщиками) – К 51 (расчетные счета);
- оприходование талонов: Д 50-3 – К 60;
- передача талонов водителям: Д 71 – К 50-3;
- стоимость топлива, залитого в баки: Д 10 (материалы) – К 71;
- сумма НДС, предъявленная продавцом: Д 19 (НДС) – К 71;
- НДС к возмещению по приобретенному топливу: Д 68 (расчеты по налогам) – К 19.
Приобретение ГСМ по наличному расчету
В учетной политике предприятия должны быть отражены следующие моменты:
- список сотрудников, имеющих право получать наличные деньги для заправки автомобилей под отчет;
- сроки предоставления ими авансовых отчетов по форме АО, к которым должны быть приложены кассовые или товарные чеки, полученные на АЗС.
Проводки, отражающие покупку ГСМ за наличные деньги:
- Д 71 «Расчет с подотчетными лицами» – К 50 «Касса»;
- Д 10 «Материалы», субсчет 3 «Топливо» – К 71 «Расчет с подотчетными лицами».
Использование пластиковых карт
Как правило, самым распространенным является случай, когда водитель получает на работе карту для заправки автомобиля и снимает с нее определенную сумму наличных.
В этом случае проводки делаются так:
- Д 71 – К 50-3 – получение карты водителем под отчет;
- Д 71 – К 57 – списание суммы с корпоративной карты;
- Д 10-3 – К 71 – стоимость полученных ГСМ по информации авансовых отчетов водителей и отчетам АЗС;
- Д 19 – К 71 – оплата НДС по полученным ГСМ;
- Д 57 – К 55 – банковское списание с карточного счета;
- Д 68 – К 19 – налоговый вычет за НДС;
- Д 50-3 – К 71 – возврат карты водителем в кассу.
Учет расходов ГСМ
Нормы расхода топлива устанавливаются в каждой организации индивидуально и подтверждаются приказом руководителя. Первичными документами по учету расходов ГСМ являются путевые листы. Кроме того, ответственное лицо снимает показания спидометра и делает контрольные замеры, занося результаты в карточку учета расхода топлива. Остатки топлива в баках автомобилей учитываются на субсчете 10 и переходят на следующий месяц или квартал.
Бухгалтерия сверяет данные карточек с результатами, отраженными в путевых листах. В учете расход топлива отражается проводкой: Д 20 (основное производство) – К 10-3 (списание ГСМ на производственные затраты).
